Kto podpisuje kasację auta firmowego i jakie dokumenty są potrzebne
Gdy samochód jest własnością firmy, stacja demontażu przyjmuje go od firmy, a nie od pracownika, który nim jeździł. Przy przekazaniu potrzebny jest zwykły komplet dokumentów do złomowania auta oraz potwierdzenie, że osoba oddająca auto może działać w imieniu firmy.
W praktyce przygotuj:
- dowód rejestracyjny i kartę pojazdu, jeśli była wydana,
- tablice rejestracyjne,
- dokument tożsamości osoby przekazującej auto,
- dokument pokazujący, kto reprezentuje firmę, albo pełnomocnictwo dla pracownika, który przekazuje pojazd,
- dane firmy potrzebne do rozliczenia, jeśli stacja płaci za auto.
Jeśli auto przekazuje kierowca, flotowiec albo pracownik działu administracji, najprościej przygotować pisemne pełnomocnictwo od osoby uprawnionej do reprezentacji. Formę dokumentu warto potwierdzić ze stacją przed odbiorem.
W jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest prostsza, bo właścicielem pojazdu jest przedsiębiorca jako osoba. Przekazuje auto sam, na podstawie dokumentu tożsamości, tak jak przy aucie prywatnym. Jeśli auto figuruje w księgach firmy, zaświadczenie o demontażu przyda się także księgowemu, a szczegóły rozliczenia warto omówić właśnie z nim. Co kasacja oznacza dla PIT, VAT i PCC, opisujemy we wpisie złomowanie auta a urząd skarbowy.
Przy kasacji auta w leasingu właścicielem jest leasingodawca
W leasingu korzystasz z auta, ale jego właścicielem jest leasingodawca. To on figuruje w dowodzie rejestracyjnym i to on decyduje, co dzieje się z pojazdem. Nie możesz więc samodzielnie oddać leasingowanego auta do kasacji, nawet jeśli po szkodzie całkowitej nadaje się tylko na złom.
Kasację uzgadnia się z leasingodawcą. Zwykle wygląda to tak:
- zgłaszasz leasingodawcy, że auto nadaje się wyłącznie do kasacji, i przekazujesz dokumenty dotyczące szkody lub stanu pojazdu,
- leasingodawca decyduje, czy wyraża zgodę na kasację i kto ją przeprowadza,
- jeśli zleca to Tobie, dostajesz pisemną zgodę albo pełnomocnictwo do przekazania auta stacji demontażu,
- po przekazaniu auta oddajesz leasingodawcy zaświadczenie o demontażu albo jego kopię, zgodnie z jego instrukcją.
Rozliczenie samej umowy leasingu, odszkodowania i kwoty za auto to sprawa między Tobą, leasingodawcą i ubezpieczycielem. Stacja demontażu potrzebuje tylko jasnego dokumentu, że działasz w imieniu właściciela.
Zanim cokolwiek zrobisz z autem po szkodzie, poczekaj na decyzję leasingodawcy. Samodzielne oddanie pojazdu bez zgody właściciela, nawet do legalnej stacji, może naruszyć umowę leasingu i skończyć się sporem. Leasingodawcy mają zwykle ustaloną procedurę dla szkód całkowitych, więc pierwszy telefon lub wiadomość do opiekuna umowy często wyjaśnia wszystko.
Kasacja kilku aut firmowych naraz
Firmy transportowe, serwisowe, handlowe czy wypożyczalnie często mają do kasacji kilka pojazdów jednocześnie: wycofane z floty, po szkodach, po latach pracy. Umawianie osobno każdego auta z każdą stacją zabiera czas, więc lepiej ustalić z jedną stacją odbiór całej partii.
Przygotuj listę pojazdów i zadzwoń do stacji. Przy furgonach i dostawczakach warunki odbioru opisujemy na stronie złomowanie busa i auta dostawczego. W rozmowie ze stacją warto podać:
- rodzaj, markę, rocznik i masę własną każdego pojazdu,
- stan każdego auta i ewentualne braki części,
- gdzie stoją pojazdy i czy w jednym miejscu,
- czy auta mogą jechać na kołach, czy potrzebna jest laweta,
- preferowany termin i czy odbiór może być rozłożony na kilka dni.
Przy flocie przydaje się też jedna osoba kontaktowa po stronie firmy, która zna stan wszystkich aut i ma przy sobie dokumenty. Odbiór kilku pojazdów w jednym dniu idzie sprawnie tylko wtedy, gdy na miejscu jest ktoś, kto może podpisać przekazanie i sprawdzić zaświadczenia.
Stacja, która widzi całą listę, może zaplanować transport rozsądnie i podać warunki dla całej partii. Przyjęcie kompletnych pojazdów jest bezpłatne, a przy niekompletnych stacja może pobrać opłatę, o czym piszemy we wpisie złomowanie auta niekompletnego.
Zaświadczenia, wyrejestrowanie i polisy we flocie
Przy każdym pojeździe stacja wydaje osobne zaświadczenie o demontażu pojazdu. Przy kilku autach łatwo o pomyłkę, więc od razu sprawdź, czy numery VIN i numery rejestracyjne na zaświadczeniach zgadzają się z pojazdami.
Od 30 czerwca 2026 roku stacja przekazuje dane o demontażu do centralnej ewidencji pojazdów, a wydział komunikacji wyrejestrowuje pojazd z urzędu, więc firma nie składa osobnego wniosku. Więcej o tym na stronie wyrejestrowanie auta po złomowaniu.
Umowy OC kończą się wraz z wyrejestrowaniem pojazdów. Przy polisie flotowej zapytaj ubezpieczyciela lub brokera, jak zgłosić wycofanie aut i rozliczyć niewykorzystaną składkę. Zwykle potrzebne są zaświadczenia o demontażu.
Przy kilku pojazdach warto prowadzić prostą tabelę: numer rejestracyjny, VIN, data przekazania, numer zaświadczenia, status wyrejestrowania i rozliczenia polisy. Dzięki niej nic nie umknie, a księgowość i ubezpieczyciel dostaną komplet informacji w jednym miejscu.
Przed przekazaniem każdego auta sprawdź jeszcze kabinę i bagażnik. W pojazdach firmowych często zostają karty paliwowe, urządzenia do lokalizacji, identyfikatory, dokumenty przewozowe albo sprzęt firmowy. Po odjeździe lawety ich odzyskanie bywa kłopotliwe, a karta paliwowa zostawiona w aucie to niepotrzebne ryzyko.
Najczęstsze pytania
Czy mogę sam oddać do kasacji auto w leasingu?
Nie bez zgody leasingodawcy, bo to on jest właścicielem pojazdu. Kasację uzgadnia się z leasingodawcą, który wyraża zgodę albo udziela pełnomocnictwa do przekazania auta stacji demontażu.
Kto może przekazać auto firmowe do stacji demontażu?
Osoba uprawniona do reprezentacji firmy albo pracownik z pisemnym pełnomocnictwem. Formę pełnomocnictwa warto potwierdzić ze stacją przed odbiorem.
Czy mogę oddać kilka aut firmowych jednej stacji naraz?
Tak. Najlepiej przygotować listę pojazdów, ich stanu i miejsca, w którym stoją, i przekazać ją stacji. Stacja poda warunki dla całej partii i zaplanuje odbiór, a przy każdym aucie wyda osobne zaświadczenie o demontażu.